Partage et autorisations

En haut à droite d’une page, cliquez sur Partager pour :

• Inviter quelqu’un à rejoindre la page.

• Vérifier et modifier qui a accès à la page, et avec quel niveau d’autorisation.

• Copier le lien de la page pour le partager avec d’autres personnes.

• Ouvrir l’onglet Publier pour partager une page en ligne. En savoir plus ici →

Parfois, vous souhaiterez partager une page uniquement avec certains membres de votre espace de travail. Par exemple, un document de réunion individuelle avec votre responsable, ou des notes avec une petite équipe projet. Pour partager une page avec des personnes spécifiques :

1. En haut à droite d’une page, cliquez sur Partager.

2. Recherchez et sélectionnez les noms des membres ou des groupes de l’espace de travail avec lesquels vous souhaitez partager la page. Vous pouvez également inviter quelqu’un qui ne se trouve pas dans votre espace de travail en tant qu’invité en saisissant son adresse e-mail.

3. Ouvrez la liste déroulante à côté des noms des personnes, puis sélectionnez un niveau d’autorisation.

4. Cliquez sur Inviter.

Lorsque vous partagez une page avec des membres spécifiques de l’espace de travail, la page s’affiche dans la section Partagé de votre barre latérale. Apprenez-en plus sur les sections de la barre latérale ici →

Les espaces d’équipe sont des endroits réservés pour chaque équipe de votre organisation ou votre entreprise. Chaque espace d’équipe comprend ses propres membres, autorisations et paramètres de sécurité. Tout est personnalisable par les propriétaires de l’espace d’équipe. En savoir plus sur l’ajout de membres et l’attribution d’autorisations dans les espaces d’équipe →

Il existe deux manières de partager des pages Notion avec tous les membres d’un espace d’équipe :

• Survolez le nom d’un espace d’équipe dans votre barre latérale et créez une nouvelle page à l’intérieur de cet espace d’équipe en cliquant sur le signe + qui s’affiche.

• Dans la barre latérale, faites glisser une page dans l’espace d’équipe.

Les invités sont des personnes qui ne font pas partie de votre espace de travail Notion. Il peut s’agir d’un prestataire ou d’un client avec lequel vous travaillez. Apprenez-en plus sur les invités ici →

Une fois que vous avez invité quelqu’un sur votre page en tant qu’invité, il reçoit un e‑mail avec un lien vers la page. Pour accéder à votre page, votre invité aura besoin de son propre compte Notion.

Vous pouvez gérer l’accès général à votre page en sélectionnant Partager en haut d’une page et en configurant Accès général. Vous pouvez y choisir de partager votre page avec :

• Seulement les personnes invitées : cela signifie que seules vous et les personnes que vous invitez pouvez accéder à votre page.

• Tout le monde sur {votre espace de travail} : cela signifie que d’autres membres de l’espace de travail peuvent accéder à votre page en effectuant une recherche ou en utilisant le lien.

  • Ouvrez le menu déroulant à côté de Tout le monde sur {votre espace de travail} et activez Masquer dans les résultats de recherche pour masquer cette page dans les résultats de recherche pour tous les utilisateurs qui n’ont pas encore consulté la page ou qui n’ont pas encore le lien pour y accéder.

• Toute personne disposant du lien : cela signifie que toute personne disposant du lien vers votre page peut y accéder, même si elle ne fait pas partie de votre espace de travail ou n’est pas un utilisateur de Notion. Notez que les visiteurs de la page devront être connectés à Notion s’ils souhaitent laisser des commentaires ou modifier votre page.

  • Si vous souhaitez que l’accès à ce lien expire, ouvrez le menu déroulant à côté de Toute personne disposant du lien. Ouvrez le menu déroulant à côté de Lien avec expiration et sélectionnez une heure ou une date.

  • Les propriétaires d’espaces de travail Enterprise peuvent désactiver ces liens de partage publics en accédant à Paramètres → Sécurité et en activant l’option Désactiver la publication de sites, de formulaires et de liens publics.

Pour chaque groupe de personnes auquel vous accordez un accès général, vous pouvez attribuer un niveau d’accès.

Vous pouvez attribuer un niveau d’autorisation distinct à chaque personne, groupe ou espace d’équipe avec lequel vous partagez une page. En plus de préserver la confidentialité de vos informations, cela vous permet de contrôler votre travail avec précision.

Voici les différents niveaux d’autorisation disponibles dans Notion :

• Accès complet : peut modifier le contenu et partager la page.

• Peut modifier : peut modifier le contenu de la page, mais pas la partager.

• Peut modifier le contenu : autorisation disponible uniquement pour les pages de base de données. Les personnes avec ce niveau d’accès peuvent créer et modifier des pages dans la base de données, et modifier les valeurs de leurs propriétés. Mais elles ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →

• Peut commenter : donnez ce niveau d’accès aux personnes qui peuvent uniquement commenter une page. Elles ne pourront pas modifier ou partager le contenu.

• Peut voir : peut lire le contenu de la page, mais pas le commenter, ni le modifier, ni le partager.

Selon le rôle qui leur a été attribué dans l’espace de travail, les personnes peuvent effectuer d’autres actions. Pour en savoir plus, consultez cet article →

Pour modifier le niveau d’autorisation d’une personne pour une page spécifique :

1. En haut à droite d’une page, cliquez sur Partager.

2. Ouvrez la liste déroulante à côté du nom de la personne, du groupe ou de l’espace d’équipe avec lesquels la page a été partagée.

3. Sélectionnez un niveau d’autorisation.

Vous voyez d’autres personnes sur une page que vous ne vouliez pas partager ? Vous souhaitez rendre une page privée ? Il existe plusieurs manières d’interrompre le partage de vos pages :

• Dans la barre latérale, faites glisser une page dans votre section Privé. Cette page sera alors uniquement visible par vous.

• Sélectionnez Partager en haut d’une page. Ensuite, ouvrez la liste déroulante à côté d’un espace de travail, d’un groupe ou de personnes qui y ont actuellement accès, puis sélectionnez Supprimer.

Si votre base de données inclut au moins une propriété Personne, vous pourrez attribuer des autorisations spécifiques aux personnes présentes dans cette propriété. Par exemple :

• Vous avez peut-être une base de données de tickets informatiques et vous souhaitez que les créateurs de tickets puissent modifier leurs tickets, mais pas ceux créés par d’autres personnes.

• Vous êtes peut-être recruteur et travaillez avec de nombreux candidats, mais vous souhaitez que les responsables du recrutement ne voient que les informations concernant leurs propres candidats.

• Vous travaillez peut‑être avec une équipe de prestataires et souhaitez qu’ils ne puissent consulter et modifier que leurs propres tâches dans une base de données.

Les autorisations que vous attribuez via une propriété Personne s’appliqueront dans toutes les vues de votre base de données. Elles seront également reflétées dans les vues liées de la base de données.

Pour définir des autorisations pour une propriété Personne ou une propriété « Créée par » :

1. Ouvrez une base de données. Il doit s’agir de la base de données source et non d’une vue liée de celle-ci.

2. Cliquez sur Partager en haut de la base de données.

3. Sous Accès au niveau de la page, sélectionnez Ajouter une nouvelle règle.

4. Sélectionnez une propriété de personne ou « Créée par » dans votre base de données.

5. Sélectionnez un niveau d’accès.

6. Sélectionnez Créer une règle.

Si votre base de données contient plusieurs sources de données, chaque source peut avoir ses propres règles d’autorisation. Vous pourrez basculer entre les sources de données lorsque vous définirez ces autorisations dans le menu Partager.

Vous pouvez créer de nouvelles autorisations pour des propriétés de personne supplémentaires dans votre base de données en cliquant sur Ajouter une nouvelle règle.